Michał Jędryka Prawo, informatyka i okolice

Dokumenty stanowią istotny element życia każdej organizacji, a nawet życia każdego człowieka w rozwiniętym państwie, a zwłaszcza w państwie zbiurokratyzowanym. Oczywiście, mozna dyskutować, czy taki stan rzeczy jest konieczny, czy można zmniejszyć ilość zasypujących nas papierów. Można też narzekać, albo angażować się w obywatelskie, społeczne lub polityczne działania, by zmniejszyć uciążliwą dla wszystkich biurokrację.
Wydaje się jednak pewne, że całkowicie dokumentów wyeliminować się z naszego życia nie da. Przyjdzie pewnie moment, w którym zniknie ich papierowa postać, wydaje się on jednak wciąż dość odległy.
Skutkiem takiego stanu rzeczy jest konieczność zarządzania dokumentami, ich przepływem, przechowywaniem i archiwizacją, zarówno w organizacji, jak i - coraz częściej - w życiu prywatnym. Każdy, komu zdarzyło się poszukiwać w w rozmaitych kartonach, wśród sterty wyciągów bankowych i rachunków za prąd, jakiejś umowy, którą podpisał z telewizją kablową trzy lata temu, wie doskonale, o czym piszę.

Wiedzą o tym jeszcze lepiej osoby odpowiedzialne za ład dokumentacyjny w urzędach, spółkach, szkołach, sądach, czy przedsiębiorstwach prywatnych. Jeśli pracowałeś lub pracujesz drogi czytelniku w takim dziale, który przetwarza dokumenty, to zdajesz sobie sprawę, że utrzymanie takiego ładu wymaga:

1. wiedzy o systemach kancelaryjnych, a w szczególności znajomości systemu, który obowiązuje w twojej organizacji,
2. wielkiej systematyczności i porządku w pracy (to tłumaczy, dlaczego w biurach i sekretariatach częściej pracują kobiety),
3. doświadczenia.

Naukowiec wymagałby w tym miejscu zdefiniowania czym jest dokument. Podam tylko bardzo ogólne określenie, zdając sobie sprawę, że jest ono bardzo niedoskonałe, w zupełności jednak wystarcza dla potrzeb zarządzania dokumentami. Dokumentem jest mianowicie treść (myśl ludzka) w jakikolwiek sposób utrwalona (na nośniku papierowym bądź elektronicznym), która ma dla organizacji jakąkolwiek wartość, znaczenie. Prawnicy by tu pewnie ograniczyli się do znaczenia dowodowego. Przyjmuję znaczenie szersze, dokumentem w tym znaczeniu będzie też np. instrukcja obsługi maszyny.

Jak się zarządza dokumentami? Na razie ograniczmy się do dokumentów papierowych. Napiszę rzecz oczywistą, bo z niej za chwilę wyniknie coś ważnego. Dokumenty powinno się pogrupować w sprawy (każda sprawa w osobnej teczce), z kolei sprawy dzielimy na kategorie i teczki wkładamy do segregatorów (segregator lub grupa segregatorów odpowiada kategorii). Kategorie znów mogą być grupowane, najczęściej dokonuje się tego poprzez przydzielenie ich do odpowiednich działów w organizacji, te znowu mogą być grupowane w oddziałach, albo w pionach etc. Kategorie posiadają określone okresy przechowywania, np. 5 lat.

Następnym ważnym elementem porządku organizacyjnego są spisy i identyfikatory. Każdy dokument posiada unikalny identyfikator (numer). Numer posiada także sprawa i kategoria. W teczce każdej sprawy na początku znajduje się spis dokumentów zrobiony w postaci tabeli zawierającej numer dokumentu i krótki opis jego treści.
W każdej kategorii (segregatorze) znajduje się spis spraw (z numerami i treścią).

Do tego dochodzi podział dokumentów na lata. Najczęściej przyjmuje się, że do danego roku zalicza się dokumenty, jeśli sprawa w której ten dokument jest elementem rozpoczęła się w tym roku. Na każdy rok zakładamy w danej kategorii nowy segregator.

Zauważmy, że to co powyżej opisałem, nieco przypomina strukturę, która na twardym dysku komputera służy do przechowywania plików. Później opiszę istotne różnice między tymi systemami, które powodują, że zwykła struktura plików komputerowych do zarządzania dokumentami niestety się nie nadaje.

Jeśli jednak uporządkujemy dokumenty jak to opisałem powyżej, to znalezienie potrzebnej karty, ani archiwizowanie nie powinno już stwarzać problemów.

Zarządzanie dokumentami na tym się jednak nie kończy. Bowiem kolejnym jego elementem jest tzw. obieg (ang. workflow). Logicznie jest on nawet pierwszy. Najpierw dokument jest przekazywany do odpowiednich działów i osób, a dopiero później chowany do segregatora. Jednak ze względów praktycznych omawiam ten etap w drugiej kolejności. W organizacjach (przedsiębiorstwach, urzędach, szkołach etc) obieg określa się zazwyczaj specjalną instrukcje obiegu dokumentów. Jest to element przepływu informacji. Np. projekt umowy, gdy zostanie napisany np. przez sprzedawcę, trafia do oceny np. do księgowości, po czym wraca do poprawki do autora, następnie do sprawdzenia przez radcę prawnego, potem do kontrahenta, jeśli ten wprowadził poprawki to znów do księgowości i do radcy. Procedury są zazwyczaj mniej lub bardziej szczegółowo określone. Jeśli umowa już zostanie zawarta to jej kopia lub informacja o jej zawarciu musi trafić do wszystkich, którzy będą w rozmaitych aspektach tę umowę wykonywać, albo sprawować nadzór nad jej prawidłowym wykonaniem.